Pratiques LEAN pour gérer efficacement en situation de crise

La situation économique incertaine qui se profile au Québec suscite des préoccupations croissantes au sein des entreprises. Hausse des coûts d’exploitation, fluctuations des marchés et tensions sur la chaîne d’approvisionnement forcent les organisations à revoir leurs stratégies pour assurer leur pérennité.

Dans un tel contexte, la gestion de crise doit s’appuyer sur des principes solides et des mécanismes de coordination clairs et efficaces.

J’ai consulté mon réseau de collaborateurs-experts afin d’identifier les pratiques LEAN les plus pertinentes pour faire face à cette incertitude économique. Nous espérons que le résultat de notre concertation vous aidera à minimiser les répercussions sur votre organisation et vos employés.

Mettez en place un centre de coordination dans l’organisation pour assurer un suivi rigoureux du plan d’action pour contrer les défis auxquels l’organisation doit faire face. Cette salle de pilotage stratégique doit être dirigée par les leaders de l’organisation.

Sélectionnez les indicateurs les plus pertinents pour suivre l’évolution de la situation, l’efficacité des actions déployées par les équipes. Ces indicateurs vous permettront d’ajuster votre stratégie pour atteindre vos cibles à moyen et à long termes.

Identifiez les compétences clés nécessaires pour gérer la crise économique et maximiser l’efficacité des équipes en place. Cette matrice devrait être affichée dans la salle de pilotage pour faciliter la prise de décision rapide.

Regroupez les ressources critiques pour traiter efficacement de la problématique et identifier un animateur pour coordonner la réalisation du plan de contingence lors des mêlées quotidiennes.

Structurez la mise en œuvre de vos actions avec la mise en place d’un tableau KATA. Cet outil stratégique pour clarifier les priorités, renforcer la résilience et faciliter une prise de décision agile. Idéal en crise économique, il encourage l’adaptabilité, optimise les ressources et soutient une évolution efficace dans un environnement instable.

Organisez des rencontres journalières pour suivre l’évolution de la situation et ajuster rapidement les actions.

Concentrez-vous sur le 20% des actions qui produiront 80% d’impact sur les résultats attendus (financiers et organisationnel). En période d’incertitude, la clarté dans la définition des priorités est essentielle.

Identifiez les ressources critiques au bon fonctionnement de la cellule de crise, tout en veillant à la continuité des affaires. Élaborer un plan de contingence pour libérer de la capacité auprès des ressources clés.

Réévaluez les stocks en fonction des délais possibles de réapprovisionnement et ajustez les seuils de « points de commande » des cartes Kanban des items touchés par un bris dans la chaîne d’approvisionnement. Au besoin, réviser temporairement à la hausse les seuils de « Stock sécuritaire » de ces items pour maintenir les opérations.

Anticipez les risques économiques et stratégiques qui pourraient affecter l’organisation. Cet outil vous permettra de déterminer ce qui pourrait NE PAS fonctionner dans votre système et élaborer des plans d’atténuation à suivre dans votre salle de pilotage.

Désignez un leader chargé de présenter l’état de la situation de façon claire et transparente, et de répondre aux questions et aux préoccupations des employés.

Proposez aux superviseurs et gestionnaires d’établir des routines de suivi, incluant : les réunions stratégiques, les mêlées quotidiennes, les points de presse, etc.

Réalisez des tournées d’observations sur le « terrain » afin de : mesurer l’efficacité des actions déployées, récolter les commentaires de vos équipes, les rassurer et surtout, les impliquer dans l’identification de solutions pragmatiques.

Révisez les procédures de travail touchées par les changements afin d’assurer une exécution uniforme des activités opérationnelles.

Privilégiez des instructions visuelles simples comme des pictogrammes ou des photos à des consignes écrites souvent longues à lire. Des consignes visuelles facilitent la prise de décision rapide et réduisent le risque de confusion.

Déployez des listes de vérification pour assurer le respect des nouvelles mesures et au besoin, la mise en application de nouvelles procédures de travail.

Formez rapidement les employés sur les nouvelles stratégies d’adaptation. La démarche de formation TWI a été développée par l’Armée américaine lors de la Seconde Guerre mondiale et consiste à former les employés sur les instructions, méthodes et relations de travail.

Pour optimiser votre réponse face à l’incertitude économique, chaque action doit être réfléchie et alignée sur les objectifs stratégiques. Les pratiques LEAN vous aideront à structurer votre plan d’action et à mobiliser efficacement vos équipes dans ce contexte d’incertitude.

La conjoncture économique actuelle exige une vigilance et une adaptation constante. Assurez-vous d’adopter une approche proactive pour minimiser les impacts et maximiser vos opportunités. Faites-en une priorité.

Et vous ? Quels sont les autres outils et pratiques LEAN que vous utilisez pour surmonter ce défi en équipe ?

par Bernard Gagnon
Président-directeur général
Maître ceinture noire LEAN Six Sigma